KDS vs keukenprinters

Al jarenlang zijn keukenprinters de standaardmanier om bestellingen vanuit het kassasysteem naar de keuken te sturen. Ze zijn eenvoudig, vertrouwd en worden nog steeds gebruikt in restaurants over de hele wereld.

Maar nu de dagelijkse operatie binnen hospitality steeds complexer wordt, vervangen veel restaurants papieren keukenbonnen door een Kitchen Display System (KDS). Wil je meer weten over hoe deze systemen werken? Bekijk dan onze complete gids over Kitchen Display Systems.

Beide systemen sturen bestellingen naar de keuken, maar doen dit op een heel andere manier. Een keukenprinter print een papieren bon. Een KDS zet de bestelling om in een digitale, interactieve workflow waarin bestellingen kunnen worden doorgestuurd, aangepast, gevolgd en gedeeld tussen verschillende keukenstations.

Welke oplossing past het beste bij jouw restaurant?

Wat is een keukenprinter?

Een keukenprinter ontvangt een bestelling vanuit het POS systeem en print deze op een papieren bon. De bon wordt vervolgens aan een bonnenrail gehangen, naar het juiste keukenstation gebracht of doorgegeven aan een medewerker in de keuken.

Keukenprinters zijn meestal thermische printers of impactprinters. Impactprinters worden vaak gebruikt in warme keukenomgevingen, omdat de geprinte tekst goed leesbaar blijft bij warmte, stoom en vet.

Het belangrijkste voordeel van een keukenprinter is de eenvoud. Zodra het systeem is geïnstalleerd, is de werkwijze makkelijk te begrijpen:

1. De bestelling wordt ingevoerd in het POS systeem.
2. De printer print een keukenbon.
3. De keuken bereidt de bestelling.
4. Zodra de bestelling klaar is, wordt de bon verwijderd.

Voor kleinere restaurants met een eenvoudige menukaart en een beperkt aantal bestellingen kan deze werkwijze nog steeds goed functioneren.

 

 

Wat is een Kitchen Display System?

Een Kitchen Display System toont binnenkomende bestellingen digitaal op één of meerdere schermen in de keuken.

In plaats van een papieren keukenbon te printen, stuurt het POS systeem de bestelling rechtstreeks naar het juiste scherm. Bestellingen kunnen automatisch worden verdeeld op basis van keukenstation, gang, bereidingswijze, locatie of andere ingestelde regels.

Keukenmedewerkers kunnen vervolgens de status van een bestelling aanpassen. Afhankelijk van de mogelijkheden van het KDS kunnen gerechten bijvoorbeeld worden gemarkeerd als gestart, klaar, uitgesteld, opgeroepen of afgerond.

Een eenvoudig KDS vervangt papieren keukenbonnen door digitale bonnen. Een uitgebreider systeem helpt daarnaast bij het beheren van:

• Keukenstations

• Timing van gangen

• Orderprioriteiten

• Bereidingsvolgorde

• Allergenen en dieetwensen

• Gastvoorkeuren

• Communicatie met de bediening

• Bereidingstijden

• Keukenprestaties

• Meerdere restaurants of outlets binnen een hotel

Hierdoor is een KDS veel meer dan alleen een digitale vervanger van de keukenbon. Het kan uitgroeien tot het systeem waarmee je overzicht en controle houdt over de volledige keukenoperatie.

 

KDS vs keukenprinters in één oogopslag.

 

FUNCTIE	PRINTER	KDS
Bestelformaat	Papieren ticket	Digitale bestelling
Realtime updates	Nee	Ja
Routebepaling per station	Basisroutering voor printers	Geavanceerde artikel- en stationrouting
Cursusbeheer	Handmatig	Kan worden geautomatiseerd of digitaal worden aangestuurd
Wijzigingen in bestellingen	Vereist een nieuw ticket	Kan de bestaande bestelling bijwerken
Ticket tracking	Handmatig	Automatisch
Prestatierapportage	Beperkt of niet beschikbaar	Vaak inbegrepen
Zichtbaarheid van allergenen	Alleen gedrukte tekst	Kan visueel worden gemarkeerd
Papier en inkt	Vereist	Niet vereist
Hardwarekosten	Meestal aanvankelijk lager	Meestal hoger in het begin
Schaalbaarheid	Beperkt	Beter geschikt voor complexe bewerkingen
Communicatie in de keuken	Voornamelijk mondeling en op papier	Gedeelde digitale workflow

 

 

De voordelen van keukenprinters.

Keukenprinters zijn niet automatisch de verkeerde keuze. Voor sommige horecabedrijven blijven ze een praktische oplossing.

Lagere investering

Een keukenprinter is over het algemeen goedkoper in aanschaf dan een professioneel keukenscherm, montagesysteem, controller en een abonnement op KDS software.

Voor een klein restaurant met een beperkt budget kan een keukenprinter daardoor makkelijker te implementeren zijn.

Vertrouwde werkwijze

De meeste chefs en keukenmedewerkers weten al hoe papieren keukenbonnen werken. Er is meestal weinig training nodig en het team kan bestaande werkwijzen blijven gebruiken.

Eenvoudige infrastructuur

Een basisopstelling met keukenprinters is relatief eenvoudig. Je hebt geen touchscreens, schermindelingen, bedieningspanelen of uitgebreide configuratie van workflows nodig.

Fysieke keukenbonnen

Sommige keukens werken graag met een fysieke bon die kan worden verplaatst, gemarkeerd, gevouwen, gegroepeerd of bij een bepaald keukenstation kan worden gelegd.

Dit kan goed werken bij eenvoudige keukenprocessen waarbij bestellingen na het printen nauwelijks meer wijzigen.

 

De beperkingen van keukenprinters.

De eenvoud van keukenprinters is tegelijkertijd hun grootste beperking.

Bonnen worden niet automatisch bijgewerkt

Wanneer een gast een bestelling wijzigt, een gerecht toevoegt of een gang annuleert, print de printer een nieuwe bon. Het keukenteam moet vervolgens bepalen welke bon actueel is en hoe deze zich verhoudt tot de oorspronkelijke bestelling.

Tijdens een drukke service kan dit voor verwarring zorgen.

Papieren bonnen raken makkelijk kwijt

Bonnen kunnen van de rail vallen, nat worden, onder het vet komen of te vroeg worden weggehaald.

Zodra een bon kwijt is, heeft de keuken mogelijk geen duidelijk overzicht meer van wat er nog bereid moet worden.

Beperkt overzicht

Een geprinte bon toont alleen de informatie van het moment waarop deze is afgedrukt. Je krijgt geen actueel overzicht van de werkdruk per station, vertraagde gerechten, gemiddelde bereidingstijden of de status van de volledige service.

Meer mondelinge communicatie

Omdat papieren bonnen niet automatisch worden bijgewerkt, zijn keukenteams vaker afhankelijk van mondelinge communicatie over timing, wijzigingen, prioriteiten en gerechten die klaar zijn.

In een kleine keuken kan dit prima werken. Naarmate het aantal stations, gangen en bestellingen toeneemt, wordt dit lastiger.

Weinig operationele data

Een keukenprinter geeft meestal geen inzicht in hoe lang de bereiding van gerechten duurt, waar vertraging ontstaat of welk station voor een opstopping zorgt.

Zonder deze informatie is het lastiger om keukenprocessen gericht te verbeteren.

 

De voordelen van een Kitchen Display System.

Een KDS geeft de keuken een actueel en gedeeld overzicht van de volledige service.

Realtime updates van bestellingen

Wijzigingen in het kassasysteem kunnen direct op het keukenscherm worden weergegeven. Hierdoor hoeven bonnen niet opnieuw geprint te worden en werkt het team altijd met actuele informatie.

Slimme verdeling van bestellingen

Bestellingen kunnen automatisch naar het juiste keukenstation worden gestuurd.

Bijvoorbeeld:

• Voorgerechten verschijnen in de koude keuken

• Vleesgerechten verschijnen bij de grill

• Desserts verschijnen bij de patisserie

• De volledige bestelling blijft zichtbaar bij de pass

Zo ziet ieder teamlid alleen de informatie die voor zijn of haar station relevant is.

Betere timing en coördinatie

Een KDS helpt de keuken om gerechten met verschillende bereidingstijden beter op elkaar af te stemmen.

In fine dining en full service restaurants kan het systeem ook ondersteunen bij het werken met gangen. Zo houdt de keuken overzicht over wanneer gerechten gestart, aangehouden, opgemaakt en uitgeserveerd moeten worden.

Duidelijkere informatie over allergenen en gastwensen

Allergenen, dieetwensen, tafelnotities en gastvoorkeuren kunnen duidelijker worden weergegeven dan op een standaard geprinte bon.

Belangrijke informatie kan extra opvallen met kleuren, iconen, waarschuwingen of aparte velden.

Betere communicatie tussen keuken en bediening

Wanneer de status van een bestelling verandert, kan de bediening direct een update ontvangen zonder steeds bij de keuken te hoeven navragen.

Dit zorgt voor minder onderbrekingen en geeft keuken en bediening hetzelfde actuele beeld van de voortgang van de service.

 

Prestatierapportage

Een KDS kan verschillende gegevens vastleggen, zoals:

• Bereidingstijden

• Doorlooptijden van bestellingen

• Afrondingstijden van bestellingen

• Prestaties per keukenstation

• Vertragingen

• Piekmomenten

• Terugkerende knelpunten

Met deze gegevens kunnen managers processen, personeelsplanning, menuopbouw en de inrichting van de keuken verder verbeteren.

Minder papier en printeronderhoud

Met een digitaal systeem heb je geen bonrollen, printerlinten en regelmatig printeronderhoud meer nodig. Ook verminder je papierafval en voorkom je veelvoorkomende problemen zoals vastgelopen papier, slecht leesbare bonnen, kwijtgeraakte bonnen en het geluid van printers.

 

De beperkingen van een KDS.

Een KDS biedt doorgaans meer mogelijkheden dan een keukenprinter, maar vraagt ook om meer voorbereiding.

Hogere investering

Professionele keukenschermen, montagesystemen, controllers, netwerkinfrastructuur en software vragen om een hogere investering. Daartegenover staan mogelijke besparingen op papier en printeronderhoud en voordelen op het gebied van efficiëntie en het verminderen van fouten.

Training is nodig

Medewerkers moeten leren hoe ze met de schermen werken, bestelstatussen aanpassen, bestellingen terughalen en de nieuwe workflow volgen. Een goede introductie en training helpen om het systeem vanaf het begin goed te gebruiken.

Het systeem moet goed worden ingericht

Een KDS moet aansluiten op hoe de keuken daadwerkelijk werkt. Denk aan de verdeling van bestellingen, de positie en indeling van schermen, kleurgebruik, timing en de handelingen die medewerkers uitvoeren. Dit vraagt vooraf om een goede inrichting.

 

De hardware moet geschikt zijn voor de keuken

Tablets voor consumenten en standaard kantoorschermen zijn niet altijd geschikt voor professionele keukens. Hitte, stoom, vet, water, schoonmaakmiddelen en intensief gebruik stellen hoge eisen aan de hardware. Professionele schermen en geschikte montageoplossingen zijn daarom vaak de investering waard. 

 

Welk systeem is beter voor een klein restaurant?

Een keukenprinter kan nog steeds voldoende zijn wanneer:

• Het menu eenvoudig is

• De keuken één bereidingsstation heeft

• Het aantal bestellingen beperkt is

• Bestellingen nauwelijks wijzigen

• Er weinig behoefte is aan rapportages

• Het team prettig werkt met papieren bonnen

Een KDS wordt interessanter wanneer:

• Meerdere bestellingen tegelijkertijd worden bereid

• De keuken uit meerdere stations bestaat

• Bestellingen via verschillende kanalen binnenkomen

• Het team realtime updates nodig heeft

• Allergenen en gastnotities extra aandacht vragen

• Managers meer inzicht willen in keukenprestaties

• Het restaurant wil groeien

De keuze hangt dus niet alleen af van de grootte van het restaurant. Een klein fine dining restaurant kan bijvoorbeeld een veel complexere service hebben dan een groter restaurant met een eenvoudig quick service concept.

 

Welk systeem is beter voor fine dining?

Voor fine dining biedt een KDS doorgaans duidelijke voordelen ten opzichte van keukenprinters.

Fine dining keukens moeten veel onderdelen nauwkeurig op elkaar afstemmen:

• Meerdere gangen

• Verschillende bereidingstijden

• Precieze startmomenten

• Volgorde van opmaak

• Allergenen en dieetwensen

• Gastvoorkeuren

• Timing per tafel

• Communicatie met de bediening

Een geprinte keukenbon laat zien wat er besteld is, maar stuurt de service niet actief aan. Een uitgebreid KDS kan de chef en ieder keukenstation een eigen weergave van dezelfde tafel geven, terwijl de volledige service op elkaar afgestemd blijft.

Zo houdt de keuken makkelijker overzicht en controle, zonder volledig afhankelijk te zijn van mondelinge communicatie.

 

Welk systeem is beter voor hotels?

Hotels hebben vaak meerdere restaurants, bars en andere F&B outlets die tegelijkertijd actief zijn. Een keukenprinter kan bestellingen naar verschillende locaties sturen, maar geeft weinig overzicht over de volledige operatie.

Een KDS kan één gezamenlijke workflow creëren voor verschillende outlets, keukens, stations en serviceteams. Dit is vooral waardevol wanneer meerdere afdelingen vanuit dezelfde keuken werken of wanneer managers overzicht willen houden over de volledige F&B operatie.

 

Kun je een KDS en keukenprinters naast elkaar gebruiken?

Ja. Een hybride opstelling kan handig zijn tijdens de overstap naar een KDS of op plekken waar geprinte bonnen nog steeds een praktisch doel hebben.

Een restaurant kan bijvoorbeeld kiezen voor:

• KDS schermen bij de belangrijkste keukenstations

• Een printer voor drankbonnen of takeaway labels

• Een back up printer voor het geval er problemen zijn met de hardware

• Geprinte productielijsten voor banqueting

• Labels voor verpakte bestellingen

Het doel hoeft dus niet te zijn om iedere printer uit de keuken te verwijderen. Het gaat erom dat je voor ieder onderdeel van de operatie een betrouwbare en efficiënte workflow creëert.

 

 

Waar moet je op letten voordat je keukenprinters vervangt?

Voordat je overstapt op een KDS, is het verstandig om een aantal onderdelen goed te bekijken.

Je huidige workflow

Breng in kaart hoe bestellingen nu vanuit het POS systeem naar de keuken gaan, tussen verschillende stations bewegen en uiteindelijk terugkomen bij de bediening. Kijk daarbij waar bonnen vertraging oplopen, dubbel worden geprint, kwijtraken of verkeerd worden geïnterpreteerd.

De indeling van je keuken

Bepaal waar de schermen moeten komen en welke informatie ieder station nodig heeft. Een scherm moet goed zichtbaar en bereikbaar zijn, zonder de werkzaamheden in de keuken te hinderen.

Je hardware eisen

Denk aan schermformaat, touchscreenfunctionaliteit, bedieningsmogelijkheden, IP classificatie, montage, kabelmanagement en schoonmaak.

Je netwerkinfrastructuur

Een KDS is afhankelijk van een betrouwbare verbinding tussen het POS systeem, de server, controllers en schermen. De inrichting van het netwerk verdient extra aandacht wanneer je Power over Ethernet gebruikt of met meerdere outlets werkt.

Overweeg je PoE? Bekijk dan ook onze PoE gids voordat je de infrastructuur en hardware kiest.

Je integraties

Controleer of het KDS goed samenwerkt met je POS systeem en andere belangrijke systemen, zoals reserveringssoftware, online bestelplatforms, bezorgsystemen en gastmanagement.

Je servicestijl

Een KDS dat goed werkt voor een quick service restaurant is niet automatisch geschikt voor een fine dining restaurant of luxe hotel. Kies een systeem dat aansluit op de manier waarop jouw team gerechten bereidt en de service organiseert.

 

Keukenprinter of KDS: de conclusie

Keukenprinters blijven een eenvoudige en betaalbare manier om bestellingen naar de keuken te sturen. Voor kleinere restaurants met eenvoudige processen kan dit nog steeds voldoende zijn. Maar zodra de service complexer wordt, worden de beperkingen van papieren bonnen steeds duidelijker.

Een Kitchen Display System geeft je meer controle, betere communicatie, realtime updates, slimme verdeling van bestellingen en waardevolle operationele data. Het vervangt niet alleen de papieren keukenbon, maar maakt van bestelinformatie een actieve workflow die keuken en bediening met elkaar verbindt.

Welke oplossing het beste past, hangt af van je operatie. Voor restaurants en hotels die meer overzicht, nauwkeurigheid en controle nodig hebben, biedt een KDS doorgaans meer mogelijkheden voor de toekomst.