Een KDS kiezen voor quick service restaurants.

Quick service restaurants draaien om snelheid, consistentie en volume. Tijdens een drukke service kan een kleine vertraging al snel leiden tot langere wachtrijen, verkeerde bestellingen, ontevreden gasten en onnodige druk in de keuken.

Een Kitchen Display System (KDS), ook wel een keukendisplaysysteem genoemd, helpt om structuur aan te brengen. Het vervangt papieren bonnen door digitale bestelschermen en geeft het keukenteam realtime overzicht van wat er bereid moet worden. Maar niet ieder KDS is even geschikt voor quick service.

In deze gids leggen we uit waar je op moet letten bij het kiezen van een KDS voor een quick service restaurant en welke functies het grootste verschil kunnen maken in je dagelijkse operatie.

Waarom quick service restaurants een gespecialiseerd KDS nodig hebben.

Quick service keukens verwerken vaak honderden bestellingen via verschillende bestelkanalen. Gasten bestellen bijvoorbeeld aan de balie, via een selfservicekiosk, een mobiele app of een bezorgplatform.

Al deze bestellingen komen uiteindelijk in dezelfde keuken terecht.

Zonder een centraal systeem wordt het lastig om bestellingen in de juiste volgorde te verwerken, de bereiding goed te coördineren en wachttijden onder controle te houden. Een KDS brengt alle bestellingen samen en stuurt ze door naar de juiste bereidingsstations.

Wil je eerst meer weten over de basis? Bekijk dan onze pagina Alles wat je moet weten over Kitchen Display Systems, met verschillende gidsen over hoe Kitchen Display Systems werken en hoe ze moderne horecaondernemingen ondersteunen.

 

De belangrijkste KDS functies voor quick service.

Het juiste KDS moet meer doen dan alleen bestellingen weergeven. Het moet je team actief helpen om grote aantallen bestellingen te verwerken, snelheid te behouden en een consistente service te leveren. 

1. Goede ondersteuning voor omnichannel.

Quick service restaurants ontvangen tegenwoordig bestellingen via allerlei kanalen in hun kassasysteem. Denk aan kiosken, online bestellingen en mobiele apps. Je KDS moet al deze bestellingen niet alleen kunnen verwerken, maar ze ook op basis van het bestelkanaal naar de juiste plek kunnen sturen. Daarnaast wil je bijvoorbeeld speciale labelprinters gebruiken voor verpakkingen. Het KDS moet daarom ook dit soort takeawayprocessen kunnen ondersteunen.

Online bestellingen hebben vaak een afgesproken tijd waarop ze klaar moeten zijn. Deze tijd wil je duidelijk op het keukenscherm kunnen zien. Je kunt het systeem daarnaast gebruiken om bestellingen opnieuw te prioriteren op basis van het bestelkanaal of de beloofde tijd.

Ook capaciteitsmanagement verdient aandacht. Naarmate online bestellen belangrijker wordt, kan het voorkomen dat er simpelweg meer bestellingen binnenkomen dan je keuken aankan. Dat klinkt misschien als een luxeprobleem, maar operationeel kan het voor flinke uitdagingen zorgen. Je wilt voorkomen dat je te veel bestellingen accepteert en gasten vervolgens lang moeten wachten. Capaciteitsmanagement kan worden geregeld via je kassasysteem, online bestelplatform en/of je KDS.

 

2. Slim routeren van bestellingen.

Niet ieder item hoeft op ieder scherm te verschijnen.

Burgers kunnen bijvoorbeeld automatisch naar de grill worden gestuurd, friet naar de frituur en drankjes naar de uitgifte. Met slimme routering ziet ieder station alleen de items die daar moeten worden bereid. Dat zorgt voor meer overzicht en helpt medewerkers zich te concentreren op hun eigen taken.

Tegelijkertijd kan een overzichtsscherm of expeditiescherm alle onderdelen weer samenbrengen voordat de complete bestelling aan de gast wordt meegegeven.

Kies daarom een KDS waarmee je de routering van bestellingen flexibel kunt instellen op basis van:

•  Product of menucategorie
• Bereidingsstation
• Type bestelling
• Restaurantlocatie
• Tijdstip
• Restaurant, afhalen, drive through of bezorging 

 

3. Duidelijke prioriteiten.

Quick service teams moeten direct kunnen zien welke bestelling als volgende moet worden bereid, zonder eerst het scherm te hoeven interpreteren.

Een goed KDS maakt prioriteiten direct zichtbaar. Het systeem kan met duidelijke visuele signalen onderscheid maken tussen nieuwe, actieve, vertraagde en urgente bestellingen. Bestellingen moeten daarnaast kunnen worden gerangschikt volgens regels die passen bij jouw operatie, zoals besteltijd, afhaaltijd of bestelkanaal.

Let op met systemen die bestellingen alleen tonen in de volgorde waarin ze binnenkomen. Een bezorgbestelling die over 15 minuten klaar moet zijn, heeft bijvoorbeeld een andere prioriteit dan een gast die al aan de balie staat te wachten.

 

4. Realtime informatie over doorlooptijden.

Zonder goed overzicht is het lastig om snelheid te bewaken.

Een KDS moet laten zien hoelang een bestelling al in behandeling is en met kleurveranderingen of meldingen aangeven wanneer vertraging ontstaat. Geavanceerdere systemen kunnen bereidingstijden meten per station, product, type bestelling of periode.

Met deze informatie kunnen managers praktische vragen beantwoorden:

• Waar ontstaan meestal vertragingen?

• Welke producten hebben structureel meer bereidingstijd nodig?

• Hebben bezorgbestellingen invloed op de service aan de balie?

• Op welke momenten heeft de keuken extra capaciteit nodig?

• Worden de gewenste bereidingstijden gehaald?

Het doel is niet simpelweg om het team sneller te laten werken. Het gaat erom knelpunten te herkennen en een voorspelbaardere workflow te creëren.

 

5. Geschikt voor grote aantallen bestellingen.

Een systeem dat prima werkt met tien openstaande bestellingen, kan ineens onoverzichtelijk worden wanneer er vijftig tegelijk binnenkomen.

Vraag de leverancier daarom om het KDS te demonstreren onder realistische piekomstandigheden. Ook bij grote aantallen bestellingen moeten de schermen overzichtelijk, snel en logisch ingedeeld blijven.

Let daarbij vooral op:

• Het aantal bestellingen dat tegelijkertijd zichtbaar is

• Hoe bestellingen over meerdere schermen of pagina’s worden verdeeld

• Of urgente informatie goed zichtbaar blijft

• Hoe eenvoudig medewerkers een bestelling kunnen terugvinden of terughalen

• Of het systeem plotselinge pieken aankan zonder trager te worden

Een demonstratie met realistische bestelgegevens geeft een veel beter beeld dan een demo met slechts een paar eenvoudige bestellingen. Kijk ook naar slimme schermindelingen. Itemoverzichten kunnen bijvoorbeeld erg handig zijn bij grote volumes. In plaats van iedere bestelling afzonderlijk te bekijken, zie je direct hoeveel porties friet nog bereid moeten worden of hoeveel hamburgers er op de grill moeten. Zo houd je ook tijdens de drukste momenten overzicht.

 

6. Eenvoudig in gebruik voor keukenteams.

Quick service restaurants werken vaak met grote teams, wisselende diensten, seizoensmedewerkers en relatief korte inwerkperiodes. Een KDS moet daarom eenvoudig te begrijpen en te bedienen zijn.

Veelgebruikte handelingen, zoals het starten, afronden, terughalen of verplaatsen van een bestelling, moeten weinig uitleg nodig hebben. Informatie moet ook op afstand goed leesbaar zijn en knoppen moeten groot genoeg zijn om tijdens een drukke service snel en nauwkeurig te gebruiken.

Als medewerkers door ingewikkelde menu’s moeten navigeren om dagelijkse handelingen uit te voeren, zal het systeem het werk eerder vertragen dan versnellen.

 

7. Betrouwbare hardware voor de keuken.

Een KDS is zo betrouwbaar als de hardware waarop het draait.

Keukenschermen worden blootgesteld aan hitte, vet, vocht, stoom en regelmatige schoonmaak. Consumententablets en standaard monitoren zijn meestal niet ontworpen voor deze omstandigheden. Professionele hardware vraagt vaak om een hogere investering, maar biedt doorgaans meer betrouwbaarheid en een langere levensduur.

Let onder andere op:

• Schermformaat en kijkafstand

• Helderheid en leesbaarheid

• Bestendigheid tegen hitte, vocht, stof en vet

• Bediening via touchscreen of bump bar

• Montagemogelijkheden

• Plaatsing van kabels

• Eisen rondom reiniging

• Beschikbaarheid van vervangende hardware

Kijk ook goed naar waar de schermen worden geplaatst. Een verkeerde positie kan reflecties veroorzaken, medewerkers hinderen of belangrijke informatie minder goed zichtbaar maken.

8. Betrouwbaar blijven als er iets misgaat.

Een KDS wordt een belangrijk onderdeel van je keukeninfrastructuur. Valt het systeem tijdens de lunchpiek uit, dan merk je dat direct in de operatie.

Vraag leveranciers daarom hoe het systeem omgaat met netwerkstoringen, niet beschikbare integraties, defecte schermen en andere verstoringen. Het KDS moet duidelijke waarschuwingen geven en waar mogelijk tijdelijk blijven functioneren wanneer de verbinding met een externe dienst wegvalt.

Kijk daarnaast naar:

• Of monitoring is inbegrepen

• Hoe snel support beschikbaar is

• Of ondersteuning op afstand mogelijk is

• Hoe software updates worden uitgevoerd

• Hoe snel vervangende hardware beschikbaar is

• Welke noodprocedure wordt geadviseerd

Voor restaurants die buiten reguliere kantooruren actief zijn, is het belangrijk dat de beschikbaarheid van support aansluit op de momenten waarop het systeem daadwerkelijk wordt gebruikt.

Bekijk de volledige route van een bestelling.

Bij het beoordelen van een KDS is het verleidelijk om vooral te kijken naar wat er op het keukenscherm gebeurt. Het is beter om een bestelling door het volledige restaurantproces te volgen.

Een typische workflow binnen quick service kan er als volgt uitzien:

1. Een gast plaatst een bestelling via een kiosk.
2. Het kassasysteem verwerkt de bestelling.
3. Het KDS stuurt ieder item naar het juiste station.
4. Medewerkers bereiden de verschillende onderdelen.
5. Een medewerker controleert of de volledige bestelling gereed is.
6. Het afhaalscherm of bestelkanaal wordt bijgewerkt.
7. De bestelling wordt aan de gast meegegeven.

Iedere overgang moet duidelijk en zoveel mogelijk automatisch verlopen. Als medewerkers nog steeds door de keuken moeten roepen, meerdere losse schermen moeten controleren of handmatig aan de bediening moeten doorgeven dat een bestelling klaar is, blijft een deel van de workflow losgekoppeld.

 

Rapportages en inzicht in prestaties.

Een KDS kan waardevolle operationele data verzamelen. De hoeveelheid data is daarbij niet het belangrijkste. Rapportages moeten je vooral helpen om betere beslissingen te nemen.

Interessante cijfers voor quick service zijn bijvoorbeeld:

• Gemiddelde bereidingstijd

• Tijd tot afronding van een bestelling

• Prestaties per station

• Aantal vertraagde bestellingen

• Piekmomenten

• Bereidingstijd per menu item

• Prestaties per bestelkanaal

• Teruggehaalde of gecorrigeerde bestellingen

Vraag voordat je een systeem kiest hoe deze cijfers worden berekend. Een dashboard kan er uitgebreid uitzien, maar biedt weinig praktische waarde als je niet kunt achterhalen waar vertragingen ontstaan en hoe je ze kunt voorkomen.

 

Schaalbaarheid voor meerdere locaties.

Heb je meerdere restaurants of wil je uitbreiden? Kijk dan ook naar hoe eenvoudig het KDS kan meegroeien.

Idealiter beheer je menu’s, workflows, gebruikers, tijdsdoelstellingen en schermconfiguraties centraal, terwijl je ruimte houdt voor verschillen tussen locaties. Managers moeten prestaties tussen vestigingen kunnen vergelijken zonder gegevens handmatig samen te voegen.

Vraag ook of je nieuwe locaties kunt configureren op basis van een bestaande template en of wijzigingen centraal kunnen worden doorgevoerd zonder ieder scherm afzonderlijk aan te passen.

 

Vragen voor tijdens een KDS demo.

Een productdemo moet aansluiten op je dagelijkse praktijk. Geef de leverancier daarom voorbeelden van je menu, bereidingsstations, bestelkanalen en drukste momenten.

Handige vragen zijn:

• Hoe gaat het systeem om met aanpassingen en speciale verzoeken?

• Kunnen verschillende bestelkanalen verschillende prioriteiten krijgen?

• Wat gebeurt er als een item te vroeg wordt afgerond?

• Kan een medewerker een afgeronde bestelling terughalen?

• Hoe worden vertraagde items zichtbaar gemaakt?

• Kunnen bestellingen tussen stations worden verplaatst?

• Hoe ziet een medewerker wanneer alle onderdelen van een bestelling klaar zijn?

• Wat gebeurt er bij een netwerkstoring?

• Welke rapportages zijn inbegrepen?

• Kan de configuratie worden aangepast zonder technische ondersteuning?

• Welke support is beschikbaar in de avond en het weekend?

Het beste KDS is niet automatisch het systeem met de meeste functies. Het moet vooral passen bij de workflow van jouw keuken en ook tijdens de drukste momenten eenvoudig te gebruiken blijven.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een KDS voor quick service.

Een veelgemaakte fout is om een KDS vooral op basis van de prijs te kiezen. Softwarekosten zijn belangrijk, maar kijk ook naar hardware, installatie, integraties, support, onderhoud en de operationele kosten wanneer het systeem niet beschikbaar is.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Consumentenharde hardware kiezen voor een veeleisende keukenomgeving

• Het belang van slimme orderroutering onderschatten

• Het systeem alleen testen met lage bestelvolumes

• Bezorging en online bestellingen niet meenemen in de workflow

• Vooral naar functies kijken en te weinig naar gebruiksgemak

• Schermen installeren zonder keukenmedewerkers erbij te betrekken

• Ervan uitgaan dat iedere POS integratie dezelfde mogelijkheden biedt

• Geen noodprocedure hebben voor storingen

Een KDS heeft invloed op het dagelijkse werk van het hele team. Betrek daarom chefs, restaurantmanagers, operations en IT bij het selectieproces.

 

De juiste KDS partner kiezen.

De leverancier is minstens zo belangrijk als de technologie.

Een goede KDS partner neemt de tijd om je menu, keukenindeling, bestelkanalen en operationele doelen te begrijpen. De partner moet kunnen helpen met het ontwerpen van de workflow, integraties, hardwarekeuze, installatie, training en doorlopende ondersteuning.

Kijk daarbij verder dan alleen de eerste demonstratie. Vraag naar voorbeelden van vergelijkbare quick service implementaties en spreek waar mogelijk met bestaande klanten. Een succesvolle implementatie hangt niet alleen af van wat de software kan, maar vooral van hoe goed het systeem wordt ingericht voor jouw restaurant.

Van snelheid naar controle.

Voor een quick service restaurant is snelheid belangrijk. Maar structureel sneller werken bereik je niet simpelweg door medewerkers harder te laten werken. Het begint met duidelijke informatie, minder onnodige handelingen en een goede afstemming tussen alle bereidingsstations.

Het juiste Kitchen Display System helpt om losse keukenstations samen te brengen in één workflow. Bestellingen verlopen voorspelbaarder, knelpunten worden zichtbaar en teams krijgen meer controle om snel en consistent te werken.