Een KDS kiezen voor hotels.

De food en beverage activiteiten binnen een hotel draaien zelden om één keuken of één type service. Binnen één hotel kan ontbijt worden geserveerd in het restaurant, lunch op het terras, drankjes bij het zwembad, diner in een fine dining restaurant, banqueting in verschillende zalen en roomservice gedurende de hele dag.

Al deze bestellingen kunnen via gedeelde keukens, gespecialiseerde bereidingsstations of aparte productieruimtes lopen. Zonder duidelijk overzicht wordt het lastig om werkzaamheden te prioriteren, afdelingen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedere bestelling op het juiste moment bij de juiste gast of locatie terechtkomt.

Een Kitchen Display System (KDS) kan deze workflows samenbrengen. Een systeem dat is ontwikkeld voor één restaurant is echter niet altijd geschikt voor de schaal en complexiteit van een hotel.

In deze gids leggen we uit waar je op moet letten bij het kiezen van een KDS voor de food en beverage operatie van een hotel.

 

Waarom hotels een gespecialiseerd KDS nodig hebben.

In een restaurant volgen de meeste bestellingen een redelijk voorspelbare route van het restaurant naar de keuken en weer terug. Binnen een hotel kunnen bestellingen vanuit veel verschillende locaties en systemen komen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Hotelrestaurants

• Bars en lounges

• Roomservice

• Ontbijtservice

• Banqueting en evenementen

• Service bij het zwembad of op het terras

• Vergaderzalen

• Executive lounges

• Bestellen via mobiel of QR code

• Selfservice kiosken

• Personeelsrestaurants

Sommige outlets werken zelfstandig, terwijl andere dezelfde keuken delen. Bestellingen kunnen direct nodig zijn, voor een specifiek tijdstip worden ingepland of onderdeel zijn van een evenement voor honderden gasten.

Een KDS voor hotels moet een centraal overzicht bieden en tegelijkertijd elke keukensectie en elk restaurant voorzien van de informatie die relevant is voor hun taken.

Een KDS voor hotels moet een centraal overzicht bieden en tegelijkertijd iedere keuken, afdeling en outlet alleen de informatie tonen die relevant is voor de eigen werkzaamheden.

Wil je eerst meer weten over de basis? Bekijk dan onze pagina met alles wat je moet weten over Kitchen Display Systems. Hier lees je hoe een KDS werkt en hoe het moderne horeca en hoteloperaties ondersteunt.

 

De belangrijkste KDS functies voor hotels.

Het juiste KDS helpt om de volledige food en beverage operatie als één geheel te laten werken. Het systeem moet verschillende outlets en servicestijlen ondersteunen, zonder de dagelijkse workflow voor medewerkers onnodig ingewikkeld te maken.

1. Ondersteuning voor meerdere outlets

Een hotel kan meerdere restaurants, bars en andere servicepunten hebben, elk met een eigen menu, openingstijden, bereidingsstations en servicenormen.

Het KDS moet duidelijk onderscheid kunnen maken tussen deze verschillende outlets. Tegelijkertijd heeft het management behoefte aan overzicht over de volledige hoteloperatie.

Kies daarom voor een systeem dat bestellingen kan organiseren op basis van:

• Restaurant of outlet

• Keuken of productieruimte

• Bereidingsstation

• Verdieping of gebouw

• Bestelkanaal

• Servicetype

• Maaltijdmoment

• Directe of geplande bereiding

De inrichting moet flexibel genoeg zijn om aan te sluiten op hoe het hotel daadwerkelijk werkt. Een stadshotel met één centrale keuken heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan een resort met meerdere restaurants verspreid over het terrein.

 

2. Intelligente orderroutering.

Bestellingen moeten automatisch bij de juiste keuken en het juiste bereidingsstation terechtkomen.

Een roomserviceontbijt moet bijvoorbeeld worden verdeeld over de warme keuken, patisserie en drankenpost. Een bestelling bij het zwembad kan naar een aparte productieruimte gaan, terwijl een bestelling voor een evenement naar de hoofdkeuken wordt gestuurd.

Intelligente routering voorkomt dat iedere bestelling op ieder scherm verschijnt. Zo zien medewerkers alleen de informatie die voor hun werk relevant is en kunnen ze zich beter op hun eigen taken richten.

Routeringsregels kunnen gebaseerd zijn op:

• Outlet

• Menu item

• Productcategorie

• Bereidingsstation

• Locatie van de gast

• Type bestelling

• Tijdstip

• Bezorglocatie of afhaalpunt

Het KDS moet tegelijkertijd een volledig overzicht bieden voor de chef, expediteur of servicecoördinator die verantwoordelijk is voor het samenbrengen van de volledige bestelling.

 

3. Roomservice beheer.

Roomservice vraagt om een andere workflow dan reguliere restaurantservice. Bestellingen moeten worden bereid, gecontroleerd, samengesteld en vervolgens naar een specifieke kamer worden gebracht, vaak op een afgesproken tijdstip.

Het KDS moet duidelijk informatie tonen zoals:

• Kamernummer

• Naam van de gast, indien relevant

• Aantal gasten

• Tijdstip van bestelling

• Gewenste bezorgtijd

• Speciale instructies

• Dieetwensen

• Bereidingsstatus

• Bezorgstatus of afhaalstatus

Geplande bestellingen zijn hierbij extra belangrijk. Een ontbijt dat de avond ervoor is besteld, vraagt om een andere aanpak dan een bestelling die direct 's avonds laat moet worden bereid.

Het systeem moet de keuken helpen om op het juiste moment met de bereiding te beginnen en roomservicemedewerkers voldoende inzicht geven om de bezorging goed te coördineren.

 

4. Geplande bestellingen en voorbestellingen.

Hotels werken regelmatig met bestellingen die vooraf bekend zijn. Denk aan roomserviceontbijten, groepslunches, catering voor vergaderingen, private dining en evenementen.

Een KDS moet onderscheid maken tussen bestellingen die direct aandacht nodig hebben en bestellingen die voor een later moment gepland staan. Medewerkers moeten toekomstige drukte kunnen zien zonder dat geplande bestellingen de actieve productieschermen onoverzichtelijk maken.

Controleer of het systeem:

• Bestellingen vooraf kan ontvangen

• De gewenste bereidings of bezorgtijd toont

• Bestellingen automatisch op het juiste moment vrijgeeft

• Bevoegde medewerkers tijden kan laten aanpassen

• Te late geplande bestellingen duidelijk markeert

• Toekomstige bestellingen scheidt van actieve bereiding

Dit helpt bij een betere planning en verkleint de kans dat geplande bestellingen tijdens drukke momenten worden vergeten.

5. Ondersteuning voor banqueting en evenementen.

Banqueting vraagt van de keuken dat grote hoeveelheden gerechten rond vaste servicemomenten worden gecoördineerd. In tegenstelling tot individuele restaurantbestellingen kan het bij een evenement gaan om hetzelfde gerecht voor tientallen of honderden gasten tegelijk.

Het KDS moet de informatie ondersteunen die hiervoor nodig is, zoals:

• Naam van het evenement

• Zaal of evenementenruimte

• Aantal gasten

• Servicetijd

• Menu en gangen

• Dieetvariaties

• Te bereiden aantallen

• Productienotities

• Wijzigingen in het definitieve aantal gasten

Afhankelijk van het hotel kan de productie voor evenementen apart worden aangestuurd van reguliere restaurantbestellingen, terwijl beide wel gebruikmaken van dezelfde keukencapaciteit.

Vraag tijdens een demo daarom om te laten zien hoe het systeem gelijktijdige bestellingen vanuit het restaurant, roomservice en evenementen verwerkt. Dat geeft een realistischer beeld dan wanneer iedere workflow afzonderlijk wordt gedemonstreerd.

 

6. Gangen- en tafelbeheer.

Hotels met full service of fine dining restaurants hebben meer nodig dan alleen timers voor bestellingen. Het KDS moet ondersteuning bieden voor tafels, gangen, hold en fire instructies, zitplaatsen en de afstemming tussen verschillende keukenstations.

Binnen hetzelfde hotel kunnen heel verschillende workflows nodig zijn. In een lobbybar ligt de nadruk bijvoorbeeld op snelheid, terwijl het hotelrestaurant juist vraagt om nauwkeurige timing tussen verschillende gangen.

Kies daarom voor een flexibel KDS dat per outlet kan aansluiten op de manier van werken, in plaats van één standaardworkflow voor het hele hotel.

7. Duidelijk prioriteiten.

Een hotelkeuken kan tegelijkertijd een voorgerecht voor het restaurant, een roomservicebestelling, een snack voor bij het zwembad en een spoedbestelling voor een evenement ontvangen. Het team moet direct kunnen zien welke bestelling voorrang heeft.

Het KDS moet prioriteiten duidelijk weergeven en deze kunnen bepalen op basis van meer dan alleen het moment waarop een bestelling is geplaatst.

Relevante factoren kunnen zijn:

• Gewenste bezorgtijd

• Huidige wachttijd

• Servicekanaal

• Status van de gang

• Planning van het evenement

• Locatie van de gast

• Bereidingsvereisten

• VIP status of operationele prioriteit

De regels voor prioriteiten moeten duidelijk zijn. Keukenmedewerkers moeten direct kunnen begrijpen waarom een bestelling aandacht nodig heeft, zonder daarvoor verschillende systemen te hoeven raadplegen.

 

8. Allergie- en dieetinformatie.

Hotels ontvangen een brede en internationale groep gasten, vaak verspreid over meerdere maaltijden en outlets tijdens hetzelfde verblijf. Dieetinformatie moet daarom tijdens het hele proces zichtbaar en correct blijven.

Een KDS moet onder andere de volgende informatie kunnen weergeven:

• Allergieën

• Intoleranties

• Dieetvoorkeuren

• Ingrediënten die uitgesloten moeten worden

• Religieuze of culturele dieetwensen

• Waarschuwingen voor kruisbesmetting

• Specifieke bereidingsinstructies voor een gast

Belangrijke informatie moet met de bestelling meegaan naar ieder relevant bereidingsstation. Een dieetwens voor een gast tijdens een evenement of bij een roomservicebestelling mag niet verdwijnen wanneer de bestelling over verschillende keukenstations wordt verdeeld.

Een KDS kan deze informatie beter zichtbaar maken, maar goede allergenenprocedures, controles en training van medewerkers blijven noodzakelijk.

9. Integratie met hotelsystemen.

Een KDS voor hotels moet mogelijk informatie uitwisselen met verschillende systemen, waaronder:

• Kassasystemen, POS

• Property Management Systems, PMS

• Bestelplatforms voor roomservice

• Mobiele besteloplossingen en QR bestellingen

• Reserveringssystemen

• Software voor banqueting en evenementen

• Gastapplicaties

• Schermen voor uitgifte of afhalen

• Rapportageplatforms

De term integratie kan uiteenlopen van het simpel doorsturen van een bestelling tot volledige tweerichtingscommunicatie van statussen en gastinformatie. Vraag leveranciers daarom precies welke gegevens worden uitgewisseld.

Belangrijke vragen zijn bijvoorbeeld:

• Worden kamernummers en namen van gasten correct overgenomen?

• Worden geplande bezorgtijden meegenomen?

• Kunnen bestellingen uit meerdere POS systemen worden gecombineerd?

• Worden statusupdates teruggestuurd naar het oorspronkelijke systeem?

• Hoe worden wijzigingen en annuleringen verwerkt?

• Wat gebeurt er wanneer een integratie tijdelijk niet beschikbaar is?

• Kan informatie over de outlet, het arrangement of maaltijdplan worden weergegeven?

De kwaliteit en betrouwbaarheid van deze koppelingen zijn vaak belangrijker dan het aantal integraties dat een leverancier op zijn website vermeldt.

 

10. Centraal toezicht met lokale controle

Het hotelmanagement heeft overzicht nodig over de hele locatie, terwijl individuele keukens en outlets niet overspoeld moeten worden met informatie die voor hen niet relevant is.

Een geschikt KDS biedt daarom verschillende weergaven voor verschillende verantwoordelijkheden:

• Medewerkers van een bereidingsstation zien hun eigen items

• Outletmanagers zien de volledige service van hun outlet

• Executive chefs zien de werkdruk van alle keukens

• Food and Beverage managers zien de prestaties van de hele locatie

• Centraal management kan prestaties van meerdere hotels vergelijken

Gebruikersrechten bepalen daarnaast wie orderroutering, menuconfiguraties, tijdsinstellingen en andere operationele instellingen mag aanpassen.

Deze balans tussen centraal overzicht en lokale controle is vooral belangrijk voor hotelgroepen.

 

Bekijk het volledige bestelproces.

Wanneer je een KDS beoordeelt, is het verstandig om verschillende realistische bestellingen van begin tot eind door het hotel te volgen.

Een roomservicebestelling kan bijvoorbeeld als volgt verlopen:

1. Een gast plaatst een bestelling via de hotelapp of telefonisch.
2. Het POS systeem stuurt de bestelling naar het KDS.
3. De items worden naar de juiste bereidingsstations gestuurd.
4. De keuken bereidt de verschillende onderdelen van de bestelling.
5. De roomservicemedewerker verzamelt en controleert de volledige bestelling.
6. Een medewerker haalt het dienblad of de trolley op.
7. De bestelling wordt naar de juiste kamer gebracht.
8. De definitieve status wordt geregistreerd.

Een bestelling voor een evenement volgt een ander proces:

1. Het evenement en het menu worden vooraf gepland.
2. Het definitieve aantal gasten en de dieetwensen worden bevestigd.
3. De keuken ziet welke productie eraan komt.
4. De bereiding wordt verdeeld over de relevante keukenstations.
5. De chef coördineert iedere gang op basis van de planning van het evenement.
6. Servicemedewerkers krijgen een melding wanneer de gang klaar is.
7. De volgende gang wordt volgens de afgesproken timing voorbereid.

Een KDS voor hotels moet beide processen ondersteunen zonder ze in dezelfde werkwijze te dwingen.

 

Rapportage voor verschillende outlets en servicestypen.

Een KDS kan waardevolle operationele inzichten bieden voor de volledige Food and Beverage operatie.

Interessante cijfers zijn bijvoorbeeld:

• Gemiddelde bereidingstijd

• Prestaties van roomservicebezorging

• Vertraagde of te late bestellingen

• Aantal bestellingen per outlet

• Prestaties per keukenstation

• Drukte per moment van de dag

• Bereidingstijd per menu item

• Volume per bestelkanaal

• Prestaties van banquetingproductie

• Geannuleerde of teruggehaalde bestellingen

Rapportages moeten filterbaar zijn. Wanneer alle Food and Beverage bestellingen in één gemiddelde worden samengevoegd, kunnen belangrijke verschillen tussen outlets en servicetypen verloren gaan.

Een roomservicebestelling van 25 minuten en een hoofdgerecht in het restaurant met een bereidingstijd van 25 minuten zeggen bijvoorbeeld niet hetzelfde over de operationele prestaties. Je wilt iedere workflow daarom kunnen meten aan de hand van passende doelstellingen.

 

Hardware voor verschillende hotelomgevingen.

Niet ieder scherm binnen een hotel wordt onder dezelfde omstandigheden gebruikt.

Hardware in de hoofdkeuken moet bijvoorbeeld bestand zijn tegen hitte, vet, stoom, vocht en regelmatige reiniging. Voor roomservice kan juist een groter scherm met een uitgebreid overzicht nodig zijn. In een bar of lounge kan de beschikbare ruimte voor montage beperkt zijn.

Let onder andere op:

• Schermgrootte en kijkafstand

• Helderheid en kijkhoeken

• Bediening via touchscreen of bump bar

• Bestendigheid tegen vocht, hitte, stof en vet

• Montage en positionering

• Kabelmanagement

• Netwerkverbinding

• Reinigingsvereisten

• Beschikbaarheid van vervangende hardware

• Uitstraling op plekken die zichtbaar zijn voor gasten

Bij grote resorts of historische gebouwen kunnen netwerkdekking en kabelroutes net zo belangrijk zijn als de schermen zelf. Laat de leverancier daarom vóór de installatie ook de fysieke omgeving beoordelen.

 

Betrouwbaarheid en 24-uursondersteuning.

Veel hotels zijn continu operationeel. Zelfs wanneer de restaurants gesloten zijn, kunnen roomservice, ontbijtvoorbereidingen of de productie voor evenementen doorgaan.

Het KDS moet daarom ook buiten reguliere kantooruren betrouwbaar functioneren.

Vraag een mogelijke leverancier bijvoorbeeld:

• Welke ondersteuning is er 's nachts en in het weekend beschikbaar?

• Wordt het systeem op afstand gemonitord?

• Wat gebeurt er wanneer internet of het lokale netwerk uitvalt?

• Kunnen bestellingen tijdens een storing verwerkt blijven worden?

• Hoe worden fouten in integraties gecommuniceerd?

• Hoe snel kan vervangende hardware worden geleverd?

• Hoe worden updates voor verschillende outlets gepland?

• Is er een vastgelegde noodprocedure?

De beschikbare ondersteuning moet aansluiten op de openingstijden en serviceverwachtingen van het hotel.

 

Schaalbaarheid voor hotelgroepen.

Voor hotelgroepen worden centraal beheer en standaardisatie steeds belangrijker.

Het KDS moet het mogelijk maken om configuraties en rapportagestandaarden te delen, terwijl afzonderlijke hotels hun eigen werkwijze kunnen behouden. Een resort, luchthavenhotel en boutiquehotel kunnen bijvoorbeeld allemaal andere processen nodig hebben.

Kijk naar mogelijkheden om:

• Meerdere hotels centraal te beheren

• Prestaties tussen hotels te vergelijken

• Standaardtemplates voor outlets toe te passen

• Lokale menu's en routeringsregels te behouden

• Gebruikersrechten te beheren

• Configuratiewijzigingen gecontroleerd door te voeren

• Data per hotel, regio of merk te scheiden

Een schaalbaar KDS biedt consistentie zonder de flexibiliteit van afzonderlijke hotels weg te nemen.

 

Vragen die u tijdens een KDS-demonstratie moet stellen

Een KDS demo voor een hotel moet meerdere outlets tegelijkertijd laten zien.

Vraag de leverancier om een realistisch scenario te demonstreren waarin bijvoorbeeld restaurantservice, een geplande roomservicebestelling, een bestelling vanuit de bar en een evenement tegelijkertijd plaatsvinden. Zo zie je hoe het systeem omgaat met verschillende prioriteiten en gedeelde keukencapaciteit.

Goede vragen tijdens de demo zijn:

• Hoe worden bestellingen gescheiden per outlet en servicetype?

• Kunnen meerdere outlets hetzelfde productiestation gebruiken?

• Hoe worden bezorgtijden voor roomservice weergegeven?

• Kunnen toekomstige bestellingen automatisch worden vrijgegeven?

• Hoe worden aantallen en dieetvariaties voor evenementen verwerkt?

• Kan iedere outlet een andere workflow gebruiken?

• Hoe worden bestellingen tussen gedeelde keukens geprioriteerd?

• Kunnen managers de volledige hoteloperatie overzien?

• Hoe ondersteunt het systeem meerdere talen?

• Welke informatie wordt uitgewisseld met het POS en PMS?

• Hoe worden wijzigingen en annuleringen gecommuniceerd?

• Wat gebeurt er wanneer een integratie niet beschikbaar is?

• Kunnen meerdere hotels centraal worden beheerd?

• Is er 24 uur per dag ondersteuning beschikbaar?

De demo moet aansluiten op de praktijk binnen je hotel. Eén eenvoudige restaurantbestelling laat onvoldoende zien of een systeem een complexe hoteloperatie aankan.

 

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een KDS voor hotels.

Een veelgemaakte fout is om een hotel te behandelen als een verzameling losse restaurants. Dat kan leiden tot afzonderlijke systemen, versnipperde rapportages en weinig inzicht in gedeelde keukencapaciteit.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Een KDS kiezen dat maar voor één servicetype is ontworpen

• De eisen van roomservice en geplande bestellingen onderschatten

• Niet testen wat er gebeurt wanneer meerdere outlets tegelijkertijd druk zijn

• Ervan uitgaan dat iedere integratie dezelfde informatie uitwisselt

• Alle bestellingen naar ieder keukenscherm sturen

• Voor iedere outlet dezelfde prestatiedoelstellingen gebruiken

• De processen rondom banqueting en evenementen vergeten

• IT, keuken, service en operations onvoldoende bij de keuze betrekken

• Hardware kiezen zonder de installatieomgeving te beoordelen

• Ondersteuning accepteren die niet aansluit op de operationele uren van het hotel

De juiste oplossing verbindt de verschillende onderdelen van de operatie, terwijl iedere outlet op zijn eigen manier kan blijven werken.

 

De juiste KDS partner kiezen.

De implementatie van een KDS binnen een hotel is een operationeel project en niet alleen de installatie van software.

De leverancier moet de tijd nemen om het hotel, de outlets, keukens, systemen, piekmomenten en servicenormen te begrijpen. Daarnaast moet de leverancier goed kunnen samenwerken met chefs, Food and Beverage management, IT, finance en leveranciers van gekoppelde systemen.

Een goede KDS partner ondersteunt onder andere bij:

• Analyse van workflows

• Planning van integraties

• Configuratie van orderroutering

• Beoordeling van netwerk en hardware

• Installatie

• Training van medewerkers

• Testen onder realistische omstandigheden

• Ondersteuning tijdens de livegang

• Doorlopende optimalisatie

Voor hotelgroepen moet een partner daarnaast gefaseerde implementaties, gestandaardiseerde configuraties en verschillen tussen individuele hotels kunnen ondersteunen.

 

Eén operatie, verschillende servicetrajecten.

Een Food and Beverage operatie binnen een hotel kan bestaan uit verschillende restaurants, keukens, serviceteams en bestelkanalen. Voor de gast vormen deze samen één hotel, ook al zijn de processen achter de schermen complex.

Het juiste Kitchen Display System verbindt deze verschillende servicetrajecten. Ieder team krijgt de informatie die het nodig heeft, terwijl het management overzicht houdt over de volledige operatie.

Het resultaat is niet alleen een snellere bereiding van bestellingen. Het zorgt ook voor betere afstemming tussen outlets, een betrouwbaardere service en meer controle over iedere bestelling, waar die binnen het hotel ook naartoe moet.