De meeste restaurants en hotels werken tijdens de service allang niet meer met slechts één systeem.
Reserveringen komen binnen via het ene platform, bestellingen lopen via het kassasysteem (POS), de keukencommunicatie verloopt via een ander systeem en rapportages worden vaak weer ergens anders beheerd.
Dat werkt.
Tot het moment waarop teams tijdens een drukke service informatie van elkaar nodig hebben.
Een gast wijzigt de reservering van vier naar zes personen, maar die wijziging bereikt de keuken niet. Een dieetwens staat wel in het reserveringssysteem, terwijl de bediening deze tijdens de briefing nog handmatig moet doorgeven. Managers exporteren rapportages uit meerdere systemen om één compleet operationeel overzicht te krijgen.
Het probleem is zelden de technologie zelf. Het probleem is dat veel hospitality systemen nooit zijn ontworpen om realtime met elkaar samen te werken.
En zodra een organisatie groeit naar meerdere locaties of vestigingen, worden die kleine hiaten al snel een stuk zichtbaarder.
Veel hospitality teams besteden nog altijd verrassend veel tijd aan het handmatig overzetten van informatie tussen verschillende systemen.
Wijzigingen in reserveringen worden opnieuw besproken tijdens de briefing. Opmerkingen uit het kassasysteem (POS) moeten apart worden doorgegeven aan de keuken. Voorkeuren van gasten blijven in het reserveringssysteem staan, terwijl de bediening in een ander systeem werkt.
Deze situaties veroorzaken meer dan alleen kleine vertragingen tijdens de service. Ze zorgen geleidelijk voor frictie in de volledige operationele workflow.
De meeste teams merken dat pas echt wanneer de druk tijdens de service toeneemt.
Teams worden daardoor afhankelijk van:
Tijdens rustige diensten lijkt dat vaak nog goed beheersbaar.
Tijdens piekmomenten wordt het echter veel lastiger om consistentie en operationeel overzicht te behouden.
Hospitality teams hebben niet per se minder systemen nodig. De meeste organisaties werken al met platforms die ze kennen en vertrouwen.
Wat ze wél nodig hebben, zijn systemen die op een natuurlijke manier met elkaar communiceren.
Daar komen integraties en API's in beeld.
Wanneer reserveringssystemen, kassasystemen (POS), keukencommunicatie en rapportageplatformen realtime informatie uitwisselen, besteden teams minder tijd aan het achterhalen van updates tussen verschillende systemen.
In plaats van informatie steeds opnieuw handmatig door te geven:
Het resultaat is geen groot alles in één platform, maar een verbonden hospitality ecosysteem waarin systemen niet langer los van elkaar werken.
Het resultaat is een verbonden hospitality ecosysteem waarin bestaande systemen achter de schermen efficiënter samenwerken.
Een afzonderlijk restaurant kan vaak nog prima werken met losstaande werkprocessen. Maar zodra horecagroepen meerdere restaurants, bars of hotels beheren, zorgen versnipperde systemen al snel voor verschillen tussen teams en locaties.
Managers hebben behoefte aan betrouwbare rapportages over de hele organisatie. Serviceteams hebben consistente informatie nodig. De communicatie tussen keuken en bediening moet op iedere locatie en ongeacht het gebruikte platform op elkaar afgestemd blijven.
Zonder integraties besteden teams vaak meer tijd aan het controleren van informatie dan aan het ondernemen van actie.
En dat vertraagt de operatie.
Verbonden systemen zorgen voor:
Vooral binnen grotere hospitality organisaties wordt een duidelijk operationeel overzicht steeds belangrijker.
Voor veel hospitality organisaties lijkt het in eerste instantie de eenvoudigste oplossing om voor alle operationele systemen één leverancier te kiezen. Eén aanbieder voor reserveringen, kassasystemen (POS), keukencommunicatie en rapportages zorgt voor een eenvoudige implementatie.
In het begin werkt dat vaak prima.
Maar hospitality organisaties ontwikkelen zich meestal sneller dan alles in één platforms.
Sommige leveranciers blinken uit op één onderdeel, terwijl andere delen van het ecosysteem achterblijven. Een kassasysteem kan bijvoorbeeld uitstekend functioneren, terwijl de keukencommunicatie of rapportages niet langer aansluiten op de behoeften van de organisatie.
Dat brengt een nieuwe uitdaging met zich mee.
Wanneer alle operationele systemen afhankelijk zijn van één leverancier, betekent het vervangen van één minder goed presterend product vaak dat de hele operationele omgeving moet worden vervangen.
Verbonden ecosystemen geven hospitality teams de vrijheid om de systemen te kiezen die het beste aansluiten op hun werkwijze, terwijl integraties ervoor zorgen dat de communicatie tussen die systemen soepel blijft verlopen.
Moderne hospitality organisaties zijn zelden afhankelijk van één platform dat alles perfect doet.
Ze vertrouwen op meerdere systemen die efficiënt met elkaar samenwerken.
De beste hospitality technologie wordt tijdens de service bijna onzichtbaar.
Teams werken met meer vertrouwen, omdat de juiste informatie beschikbaar is op de plek waar actie wordt ondernomen.
Teams zouden niet hoeven na te denken over welk platform de meest recente informatie bevat of waar gastgegevens zijn opgeslagen. Relevante informatie moet simpelweg beschikbaar zijn waar die nodig is.
Technologie moet hospitality teams achter de schermen ondersteunen, niet zorgen voor extra operationele lagen tijdens drukke servicemomenten.
Bij Annoncer zijn integraties ontworpen om de communicatie tussen reserveringssystemen, kassasystemen (POS), keukencommunicatie en rapportageplatformen te verbeteren via realtime API koppelingen.
Zo kunnen restaurants en hotels blijven werken met hun favoriete systemen, terwijl ze tegelijkertijd zorgen voor soepelere en beter verbonden hospitality processen tussen alle teams.